※当記事は，当事務所の旧サイト（https://www.gyouseisyoshi.online/）から本サイトへの移行の為転載したものです。
※本記事は2020年11月02日に書いた記事です。
こんにちは。普段様々な予定を管理する為に手帳を使っていますでしょうか。今はグーグルカレンダー等のPCやスマートフォン上で管理でき、しかもその予定時間の前にアラームまで鳴らすことができるのでわざわざ紙の手帳を使っている方も少なくなってきたかもしれません。私も上記のスマートフォン等で確認する手帳を利用し、そして紙の手帳も用意しています。今日は手帳の目的や使い方を簡単にお伝えさせていただきます。
基本はスケジュール管理
手帳の基本は何といってもスケジュール管理にあるといえるでしょう。
例えば、
■太郎さんのスケジュール
11/05 18:00 渋谷で打ち合わせ
11/10 13:00 取引先Aと渋谷で契約
11/12 終日 福岡に出張、東京戻り20:00
などの予定があったらこれをもちろん手帳に書き込んで「約束した待ち合わせ」を忘れないようにするでしょう。
これは目の前のやらなければいけないことを確実にこなす為のスケジュール管理として利用することになります。
他の例で言えば、平日の9:00-18:00は確実に仕事でそれ以外のプライベートの予定が入った場合に書き込んでいることと思います。
例えば
■花子さんのスケジュール
11/3 10:00 渋谷で友達とカフェ
11/8 13:00 デート
とかですね。
これは手帳の基本の使い方で全く問題ございません。ここからさらに手帳を活用するには予定のない時間に着目する必要があります。
手帳は時間を作るためにあるもの
手帳をさらに活用するにはずばり「予定のない時間」に着目することです。上記花子さんの例で言うと、どうやら平日は9時から18時ぐらいまでは仕事でそれ以外にぽつぽつとプライベートの用事があるようです。
手帳には約束を書き込んで忘れないようにすることとは別に、約束の入ってない時間を見つけて「その時間を有効活用する」ことにあります。その時間を使ってあなたのやりたいことを実現する為にこういった手帳の使い方をしていきます。
上記の花子さんの場合は現状は平日の仕事と二つのみプライベートの用事が入ってるだけで十分時間がとれそうです。
平日を見てみると
9:00-18:00は仕事（9時間は仕事）
一日は24時間、9時間を引くと残り15時間
でも6時間は寝たいからさらに6を引くと
平日は残り9時間は自由な時間が使えることになります。厳密には仕事場までの移動時間や帰るための時間なども参入しないといけないのでもう少し少なくなるとは思いますが考え方はご理解いただけるのではないかと思います。
この「空き時間」を有効活用してご自身のやりたいことを「手帳に書き込んでいく」ことになります。
予定のない時間になにをするか
時間が空いているのは分かったが別にやることがない、という方は空き時間にやりたいことを見つけるのはいかがでしょうか。
目標はなるべく「部屋の大掃除をする」などの一日ぐらいで終わりそうなものはではなく、資格取得などまとまった時間を要するものがいいかと思います。
今している仕事に関係する資格を取得し、仕事に役立てる、などです。
空き時間に行いたい目標が決まったらどのくらいでその目標が達成できるかを計算していきます。
例えば、あなたが簿記の3級を取りたいとします。資格試験には大体の合格までの大まかな
学習時間があります。簿記3級はたしか100時間ぐらいだったと思います。
上記の花子さんの例で言えば計算したところ9時間は空き時間があるので本当にすべての時間を簿記3級を取るためにあてたら
100時間÷9時間は平日11.1日ほどで勉強を終了して試験に臨むことができます。
もちろんこれは土日などの休日を参入していないのでもっと早く達成できるでしょう。
このように空き時間を活用してやりたかったことをできる時間を見つけることが手帳を利用するための応用になります。これはもちろんスマートフォンなどで完結するグーグルカレンダーでも同じです。
以上、手帳から予定の入ってない時間を見つけて有効にご活用ください。
空き時間の活用を考えるには一度紙に漠然とやりたいことをまとめてみるといいかもしれませんね。一日で終わりそうなのはダメですよ！
東別府拓真行政書士法務事務所
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